大音希声、大象无形

Java企业级应用软件开发探讨

关于个人文档管理 - 电子邮件2

这是关于电子邮件管理的最后一篇。

我的邮件管理心得大概可以分成下面几个点:

1、即看即管理:收到邮件之后,如果没有处于不可打断的状态下,就要立即开始处理,处理方式大概分成下面几种
    *如果是无用的邮件,立即把它删掉
    *如果邮件很长,或者邮件中链接比较多(比如订阅的期刊),而时间有限,把邮件设置成为未读,留待有时间的时候读
    *如果邮件跟工作有关,而没有时间处理,给邮件打上旗标,留待有时间的时候处理
2、周期性管理:每天都需要整理该天的邮件(这也是务必做到当日事,当日毕的工作态度),处理掉未读的和加注旗标的。对于期刊,未必一定要读完。加注旗标的工作,则需要进行工作管理了。
3、阶段性梳理:在到达阶段性的时间点时(如一个项目结项,每个月的第一天或者最后一天)。需要对这一阶段内的工作和相关材料进行梳理。电子邮件也是其中之一。
4、善用搜索:在充分的维护元数据之后,你就会发现搜索的好处了。比如,在你为项目干系人建立联系人组之后。相关时间跨度内的项目相关的邮件一个相关查询就足够了。如果你的邮件客户端支持在查询的结果上查询的功能。通过联系人、主题等等信息,一般说来,找到你想找的邮件,不会非常困难。
5、保存常用的搜索:我有几个常用的搜索,以智能文件夹的方式保存起来了。这些常用的搜索是:
    *To Read:所有的未读邮件
    *Today:当天收到的邮件
    *Flagged:所有加旗标的邮件
    *Has Attachment:所有有附件的邮件
6、充分利用邮件客户端的特色功能:有的邮件客户端(如GMail和Apple Mail)都可以根据话题进行邮件自动分组。GMail的类似论坛帖子的方式是更加优雅一些。按话题自动分组邮件,可以极大的减轻利用邮件讨论一件事情的负担。尤其是在多人讨论的时候。
7、充分利用邮件的处理规则:很多邮件的管理和处理都可以采用规则进行自动化的处理。比如,可以把所有来自家里人的邮件打上绿色的标签。便于和工作邮件区别开来。或者把相关邮件拷贝到相关的文件夹中(GMail的对应操作是为这个邮件打上标签)。
8、利用搜索引擎技术:不要用OutLook自带的查找。那样查找效率太低了。可以利用MSN Toolbar或者Google Desktop这种搜索工具来帮助你。我用的是Mac OSX,Spotlight已经很好用了。

好了,关于电子邮件的管理,就说到这么多吧。下一篇里,我将会讨论电子书的管理。

posted on 2008-08-25 21:57 guitarpoet 阅读(263) 评论(0)  编辑  收藏 所属分类: 笔记


只有注册用户登录后才能发表评论。


网站导航: