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关于个人文档管理 - 电子邮件

好吧,我承认,我的上一篇文章没有提到跟电子邮件管理相关的事情。呵呵。

无论你使用什么邮件客户端(GMail除外,GMail属于比较奇怪的,待会儿再提)。邮件的管理操作都可以简单的看成是对只读文件的操作。

邮件就是一个个的只读邮件,你通过文件夹(可以分级——也就是文件夹套文件夹)来分类的管理它们。

你可以通过邮件的元数据(收件人、发件人、抄送、发送时间、接收时间、重要程度、是否已读、所在邮箱、内容。。。)来检索、排列和查找邮件。

下面,我来列举几个我所见过的邮件管理方式(我在这里只列举我所见到的方式,使用技巧打算在下一篇文章里写):

1、日期型:
这类的邮件管理方式,一个最大的特点就是每个月都建立一个新的文件夹。文件夹的名称就是当月的年份和月份,如2008-02。当月收到的邮件都从收件箱中拷贝或者直接转移到该文件夹中(这个规则应该很好写)。

以一天平均收到100封邮件的频度来算(如果是普通工作邮件的话,已经算是非常多了,以我的经验来说,平均一天20~50封是正常的)。在一个工作月内,可以收到2200封邮件。在一个文件夹内并不难管理(何况你还会删掉一些无意义的邮件,并且还可以在这个基础上进行分组和过滤)。

如果你确实有精益求精的追求,你可以在这个文件夹下再分成工作细类。这样看起来更漂亮。

这种管理方式很适合短期杂事很多的人(比如HR)。这种方式的优点是,月底进行个人统计的时候非常方便。而且做查询也比较方便(直接用眼睛看)。

当然,这种方式缺点也非常明显。你肯定不能从一串数字上看出你这个月都干什么了(当然你愿意在其下花力气分成细类,这一点就容易一些)。对于经常并行的进行有时间跨度工作(比如多个项目的平台技术支持)的人而言,这一管理方式明显效率低下。

2、项目型:
即使是进行项目型的管理,仍然需要通过时间来划分邮件(为了归档和写年终总结方便)。但是时间的划分往往会比较长,比如用一季度、半年或者一年来划分。

项目型管理的最大特点就是按项目分组管理邮件。举例来说吧。

假设我是一个平台软件工程师,我支持着公司在广东、山东、北京、上海这四个项目。

我会在今年(2008)的文件夹下建立四个文件夹分别是广东电力、山东社保、北京移动、上海联通。我会在我的联系人里建立这四个组。然后建立四个规则,把所有在收件箱中这四个组中联系人发的邮件分别拷贝或者移动到这四个文件夹中。

项目型的方式,适合于对多个项目(子项目)进行并行工作的人。在项目相关的文件夹中可以通过基于时间的查询查找到相应的邮件。可以很一目了然的看出你在某一年都做了哪些项目。而且,通过按照时间的查询,仍然可以查出你在某个月的工作邮件。

如果你的杂项工作很多或者大多数都是没有规律的工作,这种方式就不一定合适。

3、区别对待型:
区别对待型的精髓,就是看人下菜碟。以我的经验,在营销的人员中采用的比较多。不过也有技术人员采用。呵呵。

区别对待型就是按照联系人的组来安排邮件。比如可以建这么几个文件夹:领导、山东社保项目组、朋友、其他。

说真的我没看出来这种管理方式的优点。我觉得这种方式跟没管理没啥区别。真的。

4、状态分类型:
按照邮件所关联的工作的状态进行分类。可以分成:待办、正在处理、已经处理、已经延迟和其他几个部分。

有的项目经理是采用这种方式来管理邮件的。所有的未读邮件都是待分类的邮件。之后通过手工拣选的方式来进行管理。

这种方式,不是很便于存档和查询(试想,过了一段时间之后,已经处理这个文件夹里面会有多少邮件?)。

总结一下:
1、邮件会越积越多的。相信我,真的会越积越多的
2、邮件对工作非常重要,所以邮件的归档、保存和检索都非常重要
3、从目前的效果上看,邮件客户端仍然无法被GMail的Ajax客户端代替
4、最好要根据自己的工作性质,决定出一个适合自己的邮件管理风格。在这个基础上还可以应用很多的技巧。机器不怕重复,但是人都害怕复杂

好了,下一篇里,我将把我所知的邮件管理的技巧都写出来。也作为一个存档。留待以后接着完善吧。

另外,关于电子邮件写得太多,未免开始离题了。再写一篇,就要开始写电子书/文档的管理(我打算把这个方面重点写一写)了。

posted on 2008-08-24 10:26 guitarpoet 阅读(457) 评论(0)  编辑  收藏 所属分类: 笔记


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