大音希声、大象无形

Java企业级应用软件开发探讨

2008年8月22日 #

关于个人文档管理 - 电子书2

上一篇文章里面说到,手里的电子书,大体可以分成经典、手册、喜欢的、教材、普通的书、消遣、难懂的书、别人推荐的书、骗人的书这么几个类别。

那么针对这几个类别该怎么区别对待呢?

1、对于经典的、手册类型的书:对于这种经常会用到,而且极有价值的书,要放到最容易获得的地方。通常每个人的这种书都不多。把它们管理好(后面会说怎么管理)后,做一个链接放到桌面上或者桌面上的文件夹里。——当然,在Mac下还有更好的方式,不过在Windows和Linux下,按上面的方式来做就足够了

2、对于经常喜欢看的、消遣的书:如果可能,放到手机、MP3里面吧。那样你就什么时候都能看了。呵呵。

3、对于教材、普通的书:分门别类的管理好。给你正在看的书建个链接放到桌面上。看完了怎么处理后面再说

4、对于难懂的和别人推荐的书:扔掉它吧。再好的书,不看也是垃圾一堆。不要担心你可能会有真正想读的时候,一般来说,技术类书籍,你现在不想读,你永远都不会想读的。而且,如果是经典的话,你想读的时候自然会找得到。

好了。有了上面的对电子书区别对待的前提后,我们来开始讨论如何在计算机上管理电子书吧。

首先,我要先说一说我认为电子书管理中最重要的两个前提:
1、CPU的时钟周期不值钱,你的时间值钱。
2、硬盘的容量不值钱,你的大脑容量值钱。

有了这两个前提,就可以说说我在电子书管理方面的经验啦。我的经验大体如下:
1、不要建立过多、过深的文件夹:
一般来说,除了该死的java程序,你的文件夹都不要建到5级以上。因为即使每个文件夹里面只有两个文件夹,你就会有32个文件夹。你的大脑容量是有限的,你不需要记住这些文件夹的,一般人也记不住。
你终究会发现,为了找到一个文件,你总是在不同的文件夹中跳跃。

2、集中管理:
不要告诉我你的文档散布在多个分区(C:、D:、E:...)的多个文件夹下。相信我,那绝对是一个噩梦。你可能会反驳我说,我把所有的鸡蛋都装到了一个篮子中,会有风险。实际上,你只有一个文档文件夹的话,备份和同步是一件非常容易的事情。

3、要搜,不要找:
当你的文档越来越多的时候,你就会发现在文档文件夹里找到你想要的文档是多么麻烦的一件事情了。现在的操作系统都有可以进行全文检索的高性能搜索引擎了。毕竟机器要比肉眼精确,你的时间要比CPU的时钟周期更值钱

4、利用元数据
在这一点上,Mac是做得最好的。它提供了Spotlight注释这个完美的东西。你可以以注释的方式来为文档添加搜索的元数据。这也是我现在进行电子书管理的精髓所在。Google Desktop好像没有这个功能。

总结一下,通过在电子书管理的两个前提下,灵活的使用链接、搜索的功能。是我管理电子书的手段。

我会在下一篇文章里,说说我管理电子书的方式。

posted @ 2008-09-01 14:37 guitarpoet 阅读(407) | 评论 (0)编辑 收藏

关于个人文档管理 - 电子书

作为一个软件开发人员。电子书、文档基本上是每天都要看的。手头都会有一些电子文档或者电子书。


管理好这些电子书,却远比想象得要复杂得多。为什么呢?因为它涉及到了书。它不仅仅是简单的文档管理,而是个人的学习资料、知识管理。我们来分析一下吧。


一般而言,根据个人的查看方式,电子书可以分成这么几类。

1、有些书下载了,却未必会看

由于下载的方便性,以及电子文档的特殊性,使人容易忽略电子书的信息量。


很多电子书,同样的信息量,换成纸质文档,书本的大小就会让很多人望而却步。但是,变成电子文档后,使很多人忘记了这一点。


只是觉得可能会有用,就下载下来了。其实根本就不会去看。又舍不得删掉,成了电子垃圾(不要跟我说有什么收藏价值,那是自己安慰自己罢了,没人看的电子书就是电子垃圾)。


2、有些书需要反复的看

有一些书(比如设计模式),是典型的手册型书。你会发现,你可能会经常性的

而且,往往会有一些书值得反复阅读,或者用来当作手册来时常查阅。


3、有些书看一遍就可以扔掉了

重构就是这种类型,不是说这本书不好。而是你看完了之后,你就理解了它的思想。在日常的工作中,你会经常的遇到这些问题,使用这些方法。你不会忘记它的教诲了,因为它已经成为了你工作的一部分了。这种书可以比喻成电器的说明书,一般你只在刚刚买到的时候看一下,之后就扔到一边去了。


还可以从另外一个方面来看,就是信息量的方面,电子书可以分成下面几类

1、大信息量型

有的书的内容有很大的信息量(比如存粹理性批判),需要采用精读甚至反复读的方式来进行理解和消化。往往每天只能读和消化几页(有的时候几页就不错了)。


2、中等信息量型

一般的技术文章或者刊物、书籍,都属于这种类型。这种书籍的阅读效果最好。Martin Fowler深谙此道。写的书往往比较易读。


3、低信息量型

比较差的技术类书籍属于此等类型。篇幅很大,但是有价值的内容乏善可陈。或者供娱乐使用的书。比如某些网络小说。


通过这两个分类,可以通过一个表格把电子书分类。


    反复看 看一遍 未必看

   ==========================

大|经典 教材、经典 难懂的书

中|手册 普通的书 别人推荐的书

小|喜欢的 消遣 骗人的书


没把大部头加上去,因为大部头的定义不是很清晰。


好了,总结一下。


我们可以按照书的信息量和自己是否看把自己的书分成下面几个分类:


经典、手册、喜欢的、教材、普通的书、消遣、难懂的书、别人推荐的书、骗人的书


下一篇文章,我就会针对这些分类开始讨论电子书的管理方式。


PS:当然,这这是我的分类。你可以有其他更好的分类方式。

 

posted @ 2008-08-31 17:46 guitarpoet 阅读(720) | 评论 (2)编辑 收藏

关于个人文档管理 - 电子邮件2

这是关于电子邮件管理的最后一篇。

我的邮件管理心得大概可以分成下面几个点:

1、即看即管理:收到邮件之后,如果没有处于不可打断的状态下,就要立即开始处理,处理方式大概分成下面几种
    *如果是无用的邮件,立即把它删掉
    *如果邮件很长,或者邮件中链接比较多(比如订阅的期刊),而时间有限,把邮件设置成为未读,留待有时间的时候读
    *如果邮件跟工作有关,而没有时间处理,给邮件打上旗标,留待有时间的时候处理
2、周期性管理:每天都需要整理该天的邮件(这也是务必做到当日事,当日毕的工作态度),处理掉未读的和加注旗标的。对于期刊,未必一定要读完。加注旗标的工作,则需要进行工作管理了。
3、阶段性梳理:在到达阶段性的时间点时(如一个项目结项,每个月的第一天或者最后一天)。需要对这一阶段内的工作和相关材料进行梳理。电子邮件也是其中之一。
4、善用搜索:在充分的维护元数据之后,你就会发现搜索的好处了。比如,在你为项目干系人建立联系人组之后。相关时间跨度内的项目相关的邮件一个相关查询就足够了。如果你的邮件客户端支持在查询的结果上查询的功能。通过联系人、主题等等信息,一般说来,找到你想找的邮件,不会非常困难。
5、保存常用的搜索:我有几个常用的搜索,以智能文件夹的方式保存起来了。这些常用的搜索是:
    *To Read:所有的未读邮件
    *Today:当天收到的邮件
    *Flagged:所有加旗标的邮件
    *Has Attachment:所有有附件的邮件
6、充分利用邮件客户端的特色功能:有的邮件客户端(如GMail和Apple Mail)都可以根据话题进行邮件自动分组。GMail的类似论坛帖子的方式是更加优雅一些。按话题自动分组邮件,可以极大的减轻利用邮件讨论一件事情的负担。尤其是在多人讨论的时候。
7、充分利用邮件的处理规则:很多邮件的管理和处理都可以采用规则进行自动化的处理。比如,可以把所有来自家里人的邮件打上绿色的标签。便于和工作邮件区别开来。或者把相关邮件拷贝到相关的文件夹中(GMail的对应操作是为这个邮件打上标签)。
8、利用搜索引擎技术:不要用OutLook自带的查找。那样查找效率太低了。可以利用MSN Toolbar或者Google Desktop这种搜索工具来帮助你。我用的是Mac OSX,Spotlight已经很好用了。

好了,关于电子邮件的管理,就说到这么多吧。下一篇里,我将会讨论电子书的管理。

posted @ 2008-08-25 21:57 guitarpoet 阅读(263) | 评论 (0)编辑 收藏

关于个人文档管理 - 电子邮件

好吧,我承认,我的上一篇文章没有提到跟电子邮件管理相关的事情。呵呵。

无论你使用什么邮件客户端(GMail除外,GMail属于比较奇怪的,待会儿再提)。邮件的管理操作都可以简单的看成是对只读文件的操作。

邮件就是一个个的只读邮件,你通过文件夹(可以分级——也就是文件夹套文件夹)来分类的管理它们。

你可以通过邮件的元数据(收件人、发件人、抄送、发送时间、接收时间、重要程度、是否已读、所在邮箱、内容。。。)来检索、排列和查找邮件。

下面,我来列举几个我所见过的邮件管理方式(我在这里只列举我所见到的方式,使用技巧打算在下一篇文章里写):

1、日期型:
这类的邮件管理方式,一个最大的特点就是每个月都建立一个新的文件夹。文件夹的名称就是当月的年份和月份,如2008-02。当月收到的邮件都从收件箱中拷贝或者直接转移到该文件夹中(这个规则应该很好写)。

以一天平均收到100封邮件的频度来算(如果是普通工作邮件的话,已经算是非常多了,以我的经验来说,平均一天20~50封是正常的)。在一个工作月内,可以收到2200封邮件。在一个文件夹内并不难管理(何况你还会删掉一些无意义的邮件,并且还可以在这个基础上进行分组和过滤)。

如果你确实有精益求精的追求,你可以在这个文件夹下再分成工作细类。这样看起来更漂亮。

这种管理方式很适合短期杂事很多的人(比如HR)。这种方式的优点是,月底进行个人统计的时候非常方便。而且做查询也比较方便(直接用眼睛看)。

当然,这种方式缺点也非常明显。你肯定不能从一串数字上看出你这个月都干什么了(当然你愿意在其下花力气分成细类,这一点就容易一些)。对于经常并行的进行有时间跨度工作(比如多个项目的平台技术支持)的人而言,这一管理方式明显效率低下。

2、项目型:
即使是进行项目型的管理,仍然需要通过时间来划分邮件(为了归档和写年终总结方便)。但是时间的划分往往会比较长,比如用一季度、半年或者一年来划分。

项目型管理的最大特点就是按项目分组管理邮件。举例来说吧。

假设我是一个平台软件工程师,我支持着公司在广东、山东、北京、上海这四个项目。

我会在今年(2008)的文件夹下建立四个文件夹分别是广东电力、山东社保、北京移动、上海联通。我会在我的联系人里建立这四个组。然后建立四个规则,把所有在收件箱中这四个组中联系人发的邮件分别拷贝或者移动到这四个文件夹中。

项目型的方式,适合于对多个项目(子项目)进行并行工作的人。在项目相关的文件夹中可以通过基于时间的查询查找到相应的邮件。可以很一目了然的看出你在某一年都做了哪些项目。而且,通过按照时间的查询,仍然可以查出你在某个月的工作邮件。

如果你的杂项工作很多或者大多数都是没有规律的工作,这种方式就不一定合适。

3、区别对待型:
区别对待型的精髓,就是看人下菜碟。以我的经验,在营销的人员中采用的比较多。不过也有技术人员采用。呵呵。

区别对待型就是按照联系人的组来安排邮件。比如可以建这么几个文件夹:领导、山东社保项目组、朋友、其他。

说真的我没看出来这种管理方式的优点。我觉得这种方式跟没管理没啥区别。真的。

4、状态分类型:
按照邮件所关联的工作的状态进行分类。可以分成:待办、正在处理、已经处理、已经延迟和其他几个部分。

有的项目经理是采用这种方式来管理邮件的。所有的未读邮件都是待分类的邮件。之后通过手工拣选的方式来进行管理。

这种方式,不是很便于存档和查询(试想,过了一段时间之后,已经处理这个文件夹里面会有多少邮件?)。

总结一下:
1、邮件会越积越多的。相信我,真的会越积越多的
2、邮件对工作非常重要,所以邮件的归档、保存和检索都非常重要
3、从目前的效果上看,邮件客户端仍然无法被GMail的Ajax客户端代替
4、最好要根据自己的工作性质,决定出一个适合自己的邮件管理风格。在这个基础上还可以应用很多的技巧。机器不怕重复,但是人都害怕复杂

好了,下一篇里,我将把我所知的邮件管理的技巧都写出来。也作为一个存档。留待以后接着完善吧。

另外,关于电子邮件写得太多,未免开始离题了。再写一篇,就要开始写电子书/文档的管理(我打算把这个方面重点写一写)了。

posted @ 2008-08-24 10:26 guitarpoet 阅读(457) | 评论 (0)编辑 收藏

关于电子邮件

关于电子邮件

好了,今天来讨论电子邮件。

电子邮件是非常优雅和浪漫的交流方式——邮件的电子表示方式。它拥有前辈的很多优点,在某些方面上甚至超出了前辈。

但是,你虽然可以把信纸换成薰衣草的颜色,你却无论如何也无法发出有薰衣草香气的信来。有时候,歪歪扭扭的手写字,要比你选择的任何字体都能代表你的心意。——你休想拿电子邮件写出完美的情书来。呵呵。

好了,言归正传,我们先列举一下电子邮件的特性吧。

1、只读:电子邮件的只读特性与它的前辈一样,你无法改掉别人发给你的邮件,你只能选择保留还是扔掉它。因为这一点,电子邮件是有法律上的证据意义的。以我的了解,世界上某些国家——包括中国,都可以用电子邮件存根作为证据。
2、异步:异步的消息发送方式,使得非同时工作(时区差异、地区差异等)变得容易,而且使得个人工作的安排和调度方式更加灵活(你可以选择何时去收邮件,收到邮件后何时进行处理)。
3、高效:虽然,相对于前辈,电子邮件的发送和接收都容易了很多。但是,由于电子邮件仍然是邮件。在书写电子邮件的时候,仍然需要经过一定的构思。务必达到条理清晰、言简意赅的程度。虽然不能实现实时的沟通,在很多的情况下反倒会比实时的沟通有更高的沟通效果。
4、安全:基本上,所有的电子邮件服务器都采用了传输层加密了吧?如果再加入个人的公、私钥加密的话。应该说邮件信息的安全还是比较容易得到保证的。
5、检索容易:当然,这也和电子邮件的管理方式有关。不过,无论如何,电子邮件都比IM的聊天记录容易检索。比无法进行记录和检索的语音聊天要高更多
6、沟通方便:灵活的使用电子邮件,可以非常方便的实现网络异步会议室。实现非常好的沟通效果(比如Apache的Malling List或者Google Groups——不得不说,Google Groups是基于电子邮件的非常优雅的应用之一)。另外,通过灵活的使用CC。也可以非常大的提高沟通的效率。;)
7、使用方便:电子邮件已经逐步的移动化,不管是iPhone还是蓝莓,电子邮件都是非常重要的功能之一。在现在如果你愿意,你可以随时访问你的邮箱,发送、查看和管理邮件

好啦,就写到这里吧。先在这里总结一下。下一篇再讨论我的电子邮件管理方式。

1、良好的电子邮件沟通是高效工作的重要组成部分。Apache就是靠这个成功的,相信它吧。
2、电子邮件的异步和检索容易的特性,对电子邮件的管理提出了很高的要求,在这一点上,有好的电子邮件管理方式要比没有工作效率高很多
3、你终究会发现可以在任何时间、任何地点、任何机器上管理你的邮件是多么重要的一件事情。所以,放弃POP3,拥抱IMAP吧。

posted @ 2008-08-22 20:38 guitarpoet 阅读(314) | 评论 (0)编辑 收藏