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培养数字敏感力的20个习惯
数学不好的人,数字能力就不好吗?对数字敏感的人,成本掌控能力就一流吗?虽然答案未必是肯定的,但想在工作上事半功倍,就必须养成对数字敏感的20个好习惯。
每每说到数字,人们下意识地就会说:「我数学最烂了!」而既然数学很烂,显然也就不会懂得太艰深的数学公式或原理,更别说是怎么应用了。所以,我们或许可以说,数学烂的人就无法将太高深的数学用在职场上,但有没有另一种可能的状况是:商场上所用到的数学,其实都不会很难,有专家说是不会超过高中数学程度;也有人说,只要会加减乘除即可。
这很容易得到验证,因为我们很少听到什么经营之神是数学家,反倒经常听到没读过什么书的杰出企业人士,对于财报数字了如指掌。
在工作场合里,我们会看到很多数字,但是我们不见得要计算这些数字,重点是对于数字要有一种「感觉」。感觉也许还是太过抽象,具体一点地说,就是要在心中对于数字所反映出来的真实,依据自己的专业与经验,建立起一套评断的标准,然后据以做出行动。
以下这20个数字力,不只是观念,更要养成一种习惯。如果在逐一检视之下,你发现自己已经多半具备,那恭喜你堪称「数字达人」,但如果发现自己缺了很多项,也不要觉得自己是「数字白痴」,因为它们都不难学会。
1.体认数字的重要性
「在商业世界里,数字非常重要。」这句话看似抽象,却很真切。数字就像是体检表,是行动的结果和评量的工具;数字也像是仪表板,可以指引方向和预测未来。
2.养成凡事附上数据与参考数据的习惯
数字是沟通、说服及谈判的重要依据。例如,如果你想建请增加设备,但是多次呈报申请书却都未经核可。可试着加上「增加投资设备,可达到总费用节省多少钱的结果」,让数字为你说话,或许就能提高通过的机率。
3.在评估或分析任何情况时,都试着将其数字化
简单明了的数字,十分有助于记录、信息传达、比较检讨及分析等商业行为。这就像是学习做一个「重视金额」的人,凡事不以感情(感觉、印象、善恶)做判断,而是以「金额」「数字」「比率」做为衡量的尺度。例如,如果认为举办宣传活动可提升产品知名度,那就试着将「知名度」换算成「金额」。
4.将PDCA循环应用在工作上
 在采取任何行动前,都要拟定计划(Plan),然后实际执行(Do),接着再检核(Check)结果与计划之间的落差,做为修正行动(Action)的参考。
5.经常以矩阵图思考问题
面临错综复杂的问题时,可以矩阵图加以展开,从中可发掘出未曾发现的问题点,然后再依据问题点的急迫性与重要性,研拟对策。
6.有时间观念
假设A公司1小时能处理1单位的工作量,B公司则是1小时10单位,这个10倍的差异,可换算成B公司1年处理的工作量,A公司得耗时10年。时间既可以换算成金钱、效率,更速度的展现。因此,有数字力的人不会虚度光阴,也会守时、守信用。
7.有效运用资金
要发挥金钱的价值,就必须在使用金钱之前,预测效果或效益如何,使用之后更要详细确认。在日常生活中,养成大小事情都必以「损益计算」的方式来思考。
8.养成计算「合计值」的习惯
许多人都有类似经验,那就是错误的数字往往像滚雪球一般,进货量、销售量或库存量的登记,有时候是一个项目出错,就连带一直错下去一样。因此,对于图表内的数字或金额,习惯性地进行加总,方便于在做整体控管时,能够依重要程度判定优先级。
9.将所有目标都数据化
日产汽车(Nissan)执行长卡洛斯‧高恩(Carlos Ghosn)曾说:「无法数据化的目标,我无法执行。」有时候,组织的愿景或任务,都是较为抽象的,因此要落实为具体的数字,才能执行与评量。
例如,可将「拓展人脉」这项目标,转化为「每个月与人交换30张名片,而且日后与其中5位保持联系」;或是将「加强广告活动」转化为「向15家媒体宣传,达到8家确实刊载」。
有时候,如果目标较为远大,则为了让目标具体可行,最好能将目标区分为近程、中程和长程三阶段,然后再决定每一段时期要达成的目标。这个过程就是所谓的「倒算力」,亦即为了达成远程的目标,往回推算中程、近程应该做什么,甚至近到这个月、这星期或现在就该做什么,做为达成目标的查核点。
10.追究数字出错的原因
数字出错时,不是更正即可,更要探究导致错误的原因,并且提出预防过失再度发生的对策。
11.保留数字修正的纪录
将错误的数字更正后,仍要保留原本(错误)的数字,一方面可供日后检视修正过程的原委,另一方面可做为重要的检核点,因为修正过的数字,仍有可能出错,因此「修改纪录」可做为审慎计算的重要提醒。
12.随时掌握最新的数据
过时的数据不但没有意义,甚至会造成误导,因此一定要迅速、正确地处理数据,随时将数字的纪录更新成最新的数据。
13.数字是两面刃
数字固然是沟通与说服的利器,但是若恶意扭曲,则会成为欺诈的工具。许多企业弊案就是起因自窜改财报数字,试图欺骗视听。
14.计算会议成本,检视费用与成果之间的关系
英特尔(Intel)董事长安迪‧葛洛夫(Andy Grove)曾以「经理人的时薪 × 会议时数」计算会议的成本,藉以说明会议的召开必须有效率和具体成果,否则就是浪费人力与资源。换言之,与会者的位阶愈高、人数愈多、时数愈常,则会议的成本就愈高。因此,若会议成本低于回收成果,就没有开会的必要。
15.计算公司各部门的成本开销
这是一种「磨练经营感觉」的好方法,因为无论是各行各业,以及组织内的各个部门,都要做成本控管。成本可以决定产品售价(成本+利润=售价),而透过成本内容的分析,则有助于了解哪些项目成本过高或效率不彰。
16.了解公司的基本损益构造,并且知道问题所在
会计的最基本原则就是简单的减法:利润(损失)=营业额-费用;现金=收入-支出。懂得了这个简单的算式,就可以感觉与现实的之间差异,同时找到企业为何亏损的关键。企业想提升利润,唯一的方法就是增加收入、减少费用,但如果二者相减之后为负,就会出现亏损。
这样虽然简化了公司的损益构造,但是却可以做为思考问题的起点和线索。例如,如果公司都没赚钱,但还是会产生费用,那为了不让损失扩大,可以减少哪些开销,进而构思对策与采取行动。
17.制订重大投资的决策时,能评估效益和风险
无论是设备投资或其它金额庞大的投资计划,在预估收益和现金流量时,至少都要估计出乐观与悲观的情势,而且最后在做判断时,通常是依据悲观的案子做决定,亦即有做好面对失败的准备(最大的损失就是这个程度)。
18.从经营者的角度分析公司的财务报表
不只是看懂各类财务指标而已,还要能够看出背后的管理意涵,找出公司的优势与弱点。此外,也要尽可能掌握同业竞争者及其它产业的财务报表上的经营要点。
看懂财报的基本技巧是,财报不要用「读」的,而用「找」的方式,亦即立刻找出财报中有问题的关键数字。
最重要的则是「比较」,因为比较与竞争是一体两面的事,因此不但要比较公司过去一年的财报数据中,什么数字攀升或骤跌,也要比较同业竞争者或其它行业在财报上显现的重要数字。
19.对于公司的税务有基本的认识
我们对于自己的所得当中,有哪些可以减税或不用报税都会斤斤计较,对于公司也要抱持同样的心态。比方说,如果你知道超过一定金额的交际费用,就无法在税法上被视为是经费,那么在使用交际费时,就要有如同花了账单上1.5倍金额的自觉。
20.数字不是绝对的
数字是决算或预估的数值或假设,但不是绝对的标准。例如,我们现在都已经知道智商高的人,不见得就会是杰出的工作者,我们还要将其它的人格特质纳入考虑。因此,真正有数字力的人,不是将数字的力量无限上纲,反而是更懂得数字有其限制。
posted on 2007-09-05 20:38 MEYE 阅读(167) 评论(0)  编辑  收藏

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