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            会议的资料不知道哪里去了。

            以前的一个客户的名片没有了。

            那个有关需求定义的电子邮件找不到了。

            某某类的设计文档在哪里?

 

      日常工作中,有各种各样的找不到的情况,想找却找不到东西也是五花八门,但是归根结底,我们找不到并不是什么东西,而是附着于该物体上的信息。解决这个问题的最好办法就是分类整理。分类整理的意思就是按照一定的标准,把符合这个标准的信息发到一起,便于查找。

      分类的标准,大体上也就五个。类别,时间,位置,字母顺序,还有某一个数值的大小高低。所谓分类整理也就是适当的运用这几个分类标准对各种信息进行归纳分类。学问就在这个适当运用四个字上,那么什么样的分类才算适当呢?

      首先,不要分的过细。就拿类别标准来说,个个类别之间应该是排他的,不能互相有重叠的部分。如果类别分的过细,很容易出现某一个信息,既属于 A, 又可以属于 B 的情况,这个时候你怎么办,那就再造一个 C 吧,专门存放这类信息,那么你的分类就会越来越多,这就直接导致了想找什么找不到的局面。

      其次,分类而不是分离。相关的几个信息,可能有的打印在 A4 的纸上,有的存在电子邮件里面,有的印在名片上,这是一种信息的分离。分类与分离的不同点是,前者是根据内容来分的,后者是根据形式来分的。所以,相关的信息不限于其形式,尽量把它们整理到一起,不要让它们因为不同的形式而分开。

        下面说说几个具体技巧

1. 减少纸张的使用。软件开发中,各种各样的信息,不是存在于纸张上,就是存在于电脑里面,作为整天与电脑打交道的程序员,或许更喜欢把各种信息整理到电脑里面,那么下面的方法或许对你有用。

1.1          日常的联络方式有邮件,面谈和电话,程序员或许都比较喜欢用邮件,但是因为电话和面谈的迅速与直接我们很多时候也是通过这些来进行交流的。那么,最好养成一个习惯,谈完的事情,要在邮件里面整理一下留作备份,也可以给对方发过去予以确认。

1.2          无论如何都只有通过纸张来保存信息的情况下,最好能通过扫描把信息数字化。

2. 纸张信息的整理。上面说到减少纸张的使用,但是现实是纸张也确实有其优势,例如,看起来舒服等等。那么纸张的信息该如何整理呢?这里介绍一个按照时间来分类整理的方法。把相关资料放到一个档案袋里面(文件夹也行,随你喜欢),然后在外面写上日期,题目,在书架上由左向右开始摆,使用过的档案袋,放回的时候要放回左边。这样有两个好处,最新的资料和经常使用的资料总是在最左边,想找的信息一下子就能找到,而右边的资料就是使用率最低的了,合适的时候就可以扔掉。

3. 数字信息的整理。程序员的电脑里面有各种各样的资料,工具,程序等等,不好好整理的话,别说找,时间长了自己有什么都忘了。但是说实话,这种整理并不是很好做的,但是首先自己一定要有这种意识。邮件的分类,文档的分类,程序的分类等等。另外,有好多桌面工具都可以用来整理自己的资料。只有一个原则,要严格按照自己的分类来存放资料,有时候因为懒惰,随手就把资料存放到桌面上了,那么以后桌面上的东西就会越来越多,弄得你想找个我的电脑都找不到,随手一放,贻害无穷。不要懒惰,严格执行应该是最有效的办法。

 

        以上,就是有信息整理的一些介绍。突然想到一句题外话,好像是听余世维的讲座听到的,美国的珍珠港被炸了很多年后,才在他们的文件堆里面发现了国民党政府发给他们的警告,告诉他们日本会袭击他们的珍珠港。其实,任何没有整理好的信息,没人愿意去看,包括你自己。那就啥话都别说了,开始干吧。

 

posted on 2006-04-19 12:12 KnowNothing 阅读(3428) 评论(3)  编辑  收藏

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# re: 程序员的28种能力之四 信息整理的能力
2006-04-19 14:56 | Harryson
合理安排,条理清晰  回复  更多评论
  
# re: 程序员的28种能力之四 信息整理的能力
2006-04-19 15:24 | Jeffrey
什么时候才能看到完整的28种能力呀?  回复  更多评论
  
# re: 程序员的28种能力之四 信息整理的能力
2006-04-23 12:34 | vivid
很受启发,谢谢博主分享。^_^
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