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SAP R/3 财务基本概念及集成性浅释---集成性及存在的问题

作者：张小虎


< 一 > 、 GR/IR （分为购销与代销） 在 SAP 里，当货到票未到或票到货未到也得到了及时的处理。在传统的会计核算中，当企业购入存货时，若未能及时收至货物的发票，此时是不做任何帐务处理的，若至月末仍未能收到，会采用一种估价入帐的方法进行会计处理，而后月初红字冲回。但在 SAP 里，若继续采用这种核算方法，将会使 SAP 所倡导的信息即时性反映得不到实现。因此，在 SAP 的帐务体系里出现了一个新的科目： GR/IR ，英文全称为 GOODSRECEIPTSORINVOICERECEIPTS ，中文译为货到票未到或票到货未到。如当仓库进货时，即使未收到发票， SAP 能自动产生借：存货，贷： GR/IR （ GOODSRECEIPTSORINVOICERECEIPTS ） , 此时是以采购单上的采购价（不含税④）作为入帐金额。发票到时，通过发票校验程序，系统会自动产生借： GR/IR 贷：供应商。此时的供应商是根据采购单上标明供应商自动过入。若发生发票上金额与采购单的金额不一致的情况，系统会根据该笔采购当时的库存情况自动分配该差额的去向，如转入存货成本或销售成本或在二者之间分配。至月末，若仍有未到的发票，由于在报表层次是不能反映 GR/IR 的，因此系统会有一个程序将未结清的 GR/IR 转入应付帐款 — 票到货未到或应付帐款 — 货到票未到反映（该二科目非统驭科目，但前四位编码与正常的统驭科目一致），至第二个月初，系统会自动将未结清的 GR/IR 冲回，等待结清。对于代销商品的 GR/IR ，系统会在报表将其与存货项目一并反映。 购销的 GR/IR 与代销的 GR/IR 区别是通过商品的主数据中设置得以实现的。当创建一个商品主数据时，必须设置该商品是属于购销或代销商品，若是购销商品，则当该商品入库时，系统会产生借：存货贷：（购销） GR/IR ；若是代销商品，则当该商品入库时，系统会产生借：存货贷：（代销） GR/IR ；当然代销的 GR/IR 必须等到产生销售清单时，才能在收到供应商发票时转入应付某供应商的明细帐内。
< 二 > 、重要的几类凭证的产生

1 、 MM （ materialmanagement, 物料管理模块）、 SD(salesanddistribution ，销售与分销模块 ) 模块产生 这里指的集成，是指与 MM 模块及 SD 模块有关的帐务集成。

A 、与 MM 模块有关的帐务集成： 第一步：当 MM 模块收到货物时 借：存货（或受托代销商品） 贷： GR/IR （或代销商品款）（该分录是系统自动产生的，无须手工） 入帐金额为采购单是采购单上所列金额，采购单上金额则来自于商品主数据中维护的金额，若采购前已知某商品价格上涨（或下降），则需在该主数据内预先维护，以便采购单引用（在采购单上也可直接更改采购价）。 第二步：收到供应商送来的发票时，有一个发票校验（ invoiceverification ）动作 , 该动作可由 MM 模块的人员进行，也可由财务组的人员进行，但考虑到内部控制的要求，多数公司安排由财务部门执行。 借： GR/IR （或代销 GR/IR ） 应交税金 — 增值税 - 进项税 贷：供应商（为一个系统自动产生的号码）（该分录由手工输入） 注：若为代销的 GR/IR ，应为代销商品清单已产生，供应商按供销商品清单所列物品开出的发票。 供应商开来的发票可能会出现比采购单金额小或大于 1 元内的情况，系统会自动将差额过入至营业费用 — 四舍五入差异。若开来的发票金额比采购单金额大于一元以上的情况时，可能是商品主数据中维护的金额不及时所致，此时可手工更改采购单金额，系统过入后，会自动将发票校验凭证锁死，相应产生的应付帐款 --- 供应商的该笔交易也被锁死，只有在有权限人批准后，才能支付。过入的大于采购单的差额会由系统自动在存货成本与销售成本之间分配。若发票金额小于 1 元以上，则仍需手工更改采购采购订单使金额与发票金额一致，这样系统就会将差额自动在存货成本与销售成本之间进行分配，但些时系统不会有锁死该笔交易（因为已不必要）。 当存在退货给供应商的情况时，系统仍要求按上述顺序做相反的动作，此后结清 GR/IR 的发票校验用的供应商发票就是红字发票了（系统称之为货方凭证）。

B 、与 SD （销售）模块有关的帐务 第一步，当 MM 模块对外发货时，填好外向发货单，发货过帐后，则 借：商品销售成本（购销或代销） 贷：存货（受托代销商品）（此为系统自动产生的分录！） 第二步，当向顾客开出销售清单时（即 BILLING ），此非通常所说的开正式税务发票！ 借：顾客（为系统产生的 10 位数号码，会自动过入至应收帐款的统驭科目，原理前述） 贷：商品销售收入 应交税金 — 增值税 - 销项税（此为系统自动产生的分录！） 若货物售出后，顾客退货，则需做一个上述的反向动作！收到顾客退货时，称为反向发货。开出的销售清单为红字（称为贷方凭证）。系统同样会产生上述相反的分录。

< 三 > 、 SAP 零售模块存在的问题

1 、代销的结算 对于代销的业务， SAP 是按照 GAAP （ generallyacceptedaccountingprinciple ）来进行设计的，相关原文如下： becausetitletothemerchandiseisheldbyconsignorbutphysicalpossessionisheldbytheconsignee……..theconsigneedoesnotmakeanentryforreceiptoftheinventoryinthegeneralledger;however,memorandumcontrolrecordsusuallyarekept. ②。即，对于代销商品，受托人是不进行会计处理的，只在备查帐进行记录，以便于数量的控制。 SAP 的零售系统完全是按照此思路进行设计的。但中国的企业会计制度对于受托代销商品的核算且全然不是如此（具体参见《企业会计制度》说明）。因此，两者的差异较大，完全不适合中国的企业会计制度核算的要求，同时在税务上也存在一定的问题。为此，必须对代销的有核算尤其是结算应进行客户化的开发。一般在对于代销商品的核算进行设置时，在商品主数据中的评估组中设计了两个评估码，即前述的 3100 （购销）与 3400 （代销）。代码的不同，只是确定了不同的会计科目如库存商品、受托代销商品、 GR/IR 及代销 GR/IR ，但在与供应商的结算上，二者却是大不相同的。购销的结算是供应商直接与经销商的交易额进行结算，而代销的结算则是根据代销商的商品代销清单来进行的，这样系统中的每一张采购单都不可能是立即结清的，而且对于数量众多的代销商品，系统如何选择未结清的采购单及单价，这些都是客户化开发中应当考虑及困难之处。

2 、退货单价的确定（退还供应商） 这问题与上述相关，即对于代销商品退回给供应商时，系统应选用什么单价。如某些公司的蓝图设计，为所有未结清采购订单中的最早价。这是考虑到近年来，商品的采购价都呈下降之趋势。但系统客户化开发的过程中显示，对于最早价的选择，需用手工的方式进行。这样，当交易量大时，会降低作业效率，同时，手工操作难以确保有些标准是否会得到一致的执行。

3 、分录借贷顺序 在 SAP 系统中，对于会计分录的顺序，不是完全按照借贷的顺序来显示，有时可能是贷借，虽然不会影响到整个分录的准确性，但似乎不符合会计核算的要求。希望将来的版本在这方面能有所改进。

4 、收入的提早确认 从前述，我们可以看到，当存货发出时，系统就自动产生借：销售成本贷：存货。在做 BILLING 动作时，才产生借：客户贷：销售收入贷：应交税金。这种作法表明， SAP 对于收入的确认是以发货为时点的，意味着发货就一定代表客户对货物的接受。虽然在现实交易中 ( 零售业 ) 确实有 90% 的可能在发货时就代表客户对该货物的接受。但更符合会计收入确认的作法是，应设置诸如 “ 发出商品 ” 的科目用于核算当对发出货物的客户接受性没有把握时的情景，待客户接受后，再将 “ 发出商品 ” 转为销售成本。另外， BILLING 的动作在后也有可能为用户有意迟延确认收入留下空间。

5 、特殊期间较难与资产负债表日后事项协调 在前述中说及，在 SAP 中会计期间可划为 16 个，即有 4 个特殊的会计期间用于对已结帐的总帐进行调整，基本上资产负债表日后事项的情况都能在 4 个特殊的会计期间处理，但对于退货的会计处理较难与会计准则要求的相吻合。因为，对于商品每到月末都要有一个关帐动作，即表明关帐后就不能对已关帐的前两个期间的存货业务进行调整。会计准则要求，对于上年度销售，会计报表发出之前发生的退货，应以 “ 以前年度损益调整 ” 作为过渡科目，然后再将 “ 以前年度损益调整 ” 结转至 “ 未分配利润 ” ，再对当年度的资产负债表的年初数重新计算调整，并在会计报表附注中说明③。但由于 SAP 的商品月度间关帐已不可能将退货在以前月份调整，同时，退货时，当收至客户的退货， MM 模块有个反向发货动作将产生，借：存货贷：销售成本（入帐价值为退货时的商品移动平均价），而不是贷：以前年度损益调整，对顾客开出红字发票时，借：销售收入应交税金 — 增值税贷：客户（以当时的销售价），而不是借：以前年度损益调整。因此，在这一点， SAP 较难与会计准则的有关要求相一致。

6 、利用利润中心产生负债表
SAP 的成本中心与利润中心使财务会计与管理会计得以有机结合！在每一个独立核算的会计主体中，每一个职能部门都是一个成本中心，如 5 个职能部门，则可以将其分为 5 个成本中心或 2 个成本中心，这可按管理部门的管理需求进行确定，但只可能有一个利润中心，即这个独立核算的会计主体。在 SAP 中，成本中心与利润中心是事先必须设定的。即，当我们在输入一个与费用有关的总帐分录时，如借：管理费用 --- 工资贷：现金时， SAP 就要求必须再对费用的所属部门进行再输入，如必须输入一个成本中心；对现金则必须输入一个利润中心。这是因为，当输入一个成本中心后，所有与该成本中心有关的金额都会得以汇集，然后这个成本中心会被分配至一个利润中心（成本中心的主数据中设定），从而能从利润中心自动地产生管理用的某个独立核算会计主体的损益表。上述现金也被要求输入一个利润中心，是为了能产生一个与独立核算主体的资产负债表。当一个独立法人有二个以上的独立会计核算主体时，此功能就变得非常之好用！即该二个独立核算的会计主体不须再进行独立的会计核算了，只须分配好各自的成本中心与利润中心即可！在 SAP 中，独立会计核算的损益表是容易产生的，但要产生一个具有平衡关系的资产负债表较有一个难度！上述所说的要做到如现金，这可自动产生，但与总部之间的往来，就要通过月末手的方式输入部份分录以产生资产负债表。假设某法人有二个独立核算的门店，在传统的会计体系中，该法人的资产负债表上应有 “ 拨付所属资金 ” 的科目用以核算对两个门店之间的资金拨付关系，门店的资产负债表上应有 “ 上级拨入资金 ” 的科目与法人资负表相对应，当每月发生往来时，可通过该二科目进行核算或再加一个内部往来科目进行核算。月末时，法人报表应汇总再抵消 “ 拨付所属资金 ” 与 “ 上级拨入资金 ” 及相关的内部往来科目。但在 SAP 中，此时已不用如上所述进行核算了！如将某门店的装修费拨付门店时，原来的做法是：借：拨付所属资金贷：长期待摊费用，而 SAP 直接在长期待摊费用下输入一个利润中心即能产生相应的某门店的会计报表。当然，对于一些往来及月末（或年末）实现的利润，则必须通过手工输入调整的分录以使门店产生资产负债表。但这样做法也有一个缺点：由于减少了传统会计的抵消内部往来的做法，当总部与门店之间的存货调拨在不加价的情况下，通过月末手工调整的方式是能实现门店的资产负债表。但总部对门店的货物调拨有加价的情况下⑤，就显得较难处理了。

7 、现金流量表的编制 在 SAP 中，对于现金流量表的编制是采用公式的方式计算而出的。如经营活动产生的现金流量是通过当年销售收入 + 应收帐款的期初数 — 应收帐款的期末数 + 预收帐款的期末数 — 预收帐款的期初数等公式计算而出，但是我们知道该公司对于企业的正常业务来说是有效的，但现代社会中，非货币性交易及债务重组的业务时有发生，这部份交易是不与现金流转有关的，但同样在减少诸如应收帐款的金额，故在利用公式来推导现金流量表时，尚需加入某些因素，即经营活动产生的现金流量应为当年度产生的销售收入 + 应收帐款的期初数 -- 应收帐款的期末数 + 预收帐款的期末数 — 预收帐款的期初数 + 当期收回前期核销的坏帐 — 以非现金资产抵偿债务而减少的应收帐款 — 当期核销的坏帐，由于新增的因素在报表层次是如无法体现的（报表的应收帐款期末数是结果），故利用未调整前的公式计算出的现金流量表是不准确的。尚有现金流量表的某些项目是不能用公司来计算的，如购建固定资产、无形资产和其他长期资产支付的现金需根据有关科目分析确定等。因此，我们希望利用控制模块的某些道理来完成现金流量表的编制。比如，在输入凭证时，初级成本要素被要求分配一个成本中心，实际上这成本中心是在归集有关初级成本要素及金额。那能不能在凭证输入时，凡与现金流动有关的金额都被分配一个现金流量表中的项目，如当借：现金 1000 贷：客户 1000 时，在行项目中现金应分配给 “ 销售商品、提供劳务产生的现金 ” ，又如当借：费用 2000 贷：现金 2000 ，则在行项目中这 2000 元就应分配至 “ 支付职工以及为职工支付现金 ” 等，这样产生出来的现金流量将非常之准确，可信性将极高。
posted on 2007-04-26 09:48 javaGrowing 阅读(867) 评论(0)  编辑  收藏 所属分类: sap

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