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Google文档的6个小窍门

网络上有许多网站提供在线协作服务,不过毫无疑问的是,Google文档正在成为时下最流行的品牌服务之一。Google文档是免费的,在线的(即跨平台的),并且很容易上手。但是简单和免费并不意味这Google文档就没有自己的特色。
不管你是Google文档的老用户,还是只是尝尝鲜的新用户,下面这六个小技巧可以帮你充分利用Google文档

1. 在文档中聊天

Chatting.


要充分利用Google文档,你就需要能够与其他人进行实时沟通,这样做比在共享页面上相互留注释有效率的多。Google文档有一个内嵌的聊天客户端帮你解决这个难题,不需要时,你也很容易地就可以把聊天页面隐藏在右上角。

Chatting in Google Docs.


当你分享演示文档时,这个聊天客户端还可以从Picasa或者Flickr上分享图片或者插入Google Video和Youtube上的视频。(译者:我也是第一次知道)

2. 更轻松地整理你的文档


Colors


Google文档有一个非常干净的界面,但是当你与多人分享文档时,你就需要尽可能的把文档整理好。Google文档中保证内容有序的最好办法就是用颜色标注和注释(comments)

Comments


在Google表格中,你可以设置颜色注释规则(比如所有包含有你姓名的文本颜色变成紫色),你也可以在任何一个单元格上右键点击插入注释,而不用占用单元格的空间。

Colors in Google Docs.

在Google文档的主界面中,文件夹也可以标注颜色,方法与颜色标注Gmail标签的方法类似。

3. 与他人分享文档

Sharing documents on Google Docs.


Google文档的精髓就算在分享,这个特点你已经知道了。不过关键的地方是你可以精确的控制分享的对象。文档所有者可以随意操作,你可以邀请协作者来编辑文档,或者只是简单的浏览共享文档。

Sharing on Google Docs.


Google文档默认的是任何能编辑文档的人都可以在将文档分享给其他人。如果你真的想放开大门,你也可以让所有都可以浏览和编辑文档。不过要注意的是,每个文档和演示稿(presentations)能够同时进行编辑的人数上限是10人(电子表格可以同时编辑的人数上限为50人)。

4. 回滚(修订版或者版本控制)

Make Revisions.


你已经知道Google文档可以自动保存你做的修改,但是你可能不知道你可以操作之前修订版本,弄清楚到底什么地方做了修改。

Revisions.


Google文档保留所有的修订历史记录,你可以追踪文档的改动。如果你需要,你可以将还原到之前的任何一个版本。在文档的修订历史记录中,你甚至可以并行对比两个版本,浏览用颜色标注的改动处。

5.绘图

Drawing.


最近Google给Google文档新添加了一个绘图功能。这功能新提供一系列的全新分享选项。现在图表的制作和分享变得非常轻松。它提供的选项还不算全面,不过你可以选择插入各种形状,线条,箭头,文本框,你可以添加颜色,旋转图形,甚至在某种程度上你可以对对象设置图层。上面这幅图就是用 Google文档画出来。

6. 其他

Google文档中还有其他许多功能,你可能会发现他们中有些很有用,有些派不上用场。

HTML.


Google给你提供的有编辑Html原文件甚至是文档CSS文件的功能。在电子表格中,你可以从其他工作表中引用数据,然后在用户的当前工作表中同步更新数据。Google也提供实时的查找函数(lookup),让特定的单元格包含来自属网络的实时数据,等等。当你编辑HTML时,你Google 文档的页面上方会出现一个编辑框。

posted on 2010-04-03 17:18 甜咖啡 阅读(226) 评论(0)  编辑  收藏


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